Nyissál mások felé, kapcsolódj! Miért van az, hogy amikor a kommunikációról beszélünk, akkor a közeledésre gondolunk? Az élet minden területén fontos, hogy figyeljünk másokra, és hogy meghallgatásra találjunk. A hatékony csapatmunka kulcsa a jó kommunikáció és az ügyfelek igényeinek jobb megértése. Mivel azonban a digitális technológiák felgyorsítják a modern üzletmenetet, és gyorsabb, rugalmasabb munkamódszereket tesznek lehetővé, gyakran a kommunikáció jelenti a gyenge láncszemet.
A nehezen használható technikai megoldások és a gyenge hangminőség vegyes érzéseket keltettek a konferenciahívásokkal kapcsolatban, ez azonban már a múlté: „A vállalkozások új munkamódszereinek terjedésével a jó hangminőséget úgy tekintik, mint annak egyik zálogát, hogy a távkonferenciák és távbeszélgetések pont olyan hatékonyan legyenek, mintha minden résztvevő személyesen lenne jelen” – magyarázta Kai Tossing, a Sennheiser üzleti megoldásainak szakértője . „A modern vállalkozások számára fontos a jó hangzás.”
Napjainkban a digitalizáció egyre nagyobb térnyerésével a rugalmas munkavégzés, köztük a mobil-, illetve távmunka is gyakorlattá vált. Egy Gallup-jelentés szerint az USA-ban a munkavállalók 43%-a végzi munkájának egy részét távmunkában, legalábbis munkaidejének egy részét munkatársai tartózkodási helyétől távol tölti[1] – legyen szó egy másik fiókirodáról vagy egy másik országról. A munkahelytől távol végzett munka korábban is megszokott volt például az építőiparban vagy az értékesítései feladatok kapcsán, de a mobiltechnika most minden vállalkozás számára szélesebb körű lehetőségeket kínál a rugalmas munkavégzéshez – a munkaerő-piaci versenyképességük fenntartása érdekében. Merőben megváltozott a munkaerő jellege is: jelenleg a cégek munkatársainak egytizede hetente legalább három nap otthonról dolgozik[2].
„Ahogy a vállalkozások egyre inkább globális szinten kapcsolódtak egymással, és ahogy a mobilitás és a távmunka egyre inkább gyakorlattá vált, az üzleti- és munkamegbeszélések során egy tökéletlen hibrid-megoldást vezettek be” – mondta Kai Tossing. „A legtöbb szervezetnél a személyes, valamint a internetes és a telefonos együttműködés egyfajta egyvelegét kezdték le alkalmazni. Még az ezen szolgáltatásokra jobban támaszkodó cégeknél is előfordul, hogy a konferencia-megoldásaik nem biztosítják azt a hatékonyságot és minőséget, ami a személyes kommunikáció megfelelő alternatívájaként szolgálhat.”
Egy átlagos üzletember például naponta 42 percet tölt konferencia-beszélgetésekkel[3], egy felmérés során mégis azt mutatták ki, hogy ennek az időnek nagyrésze haszontalanul telhet: megállapították, hogy egy szokásos konferenciahívás elején jellemzően 15 percet vesztegetnek el a technikai nehézségek leküzdésével[4].
Ez a hatékonysági rés komoly következményekkel járhat – főként ha figyelembe vesszük, hogy az online együttműködési eszközöket egyre szélesebb körben használják. A cégen belüli hatékony munka akadályozásán túl ez a külvilág felé is rossz képet mutat. Amikor ügyfelekkel, illetve partnerekkel foglalkozol, fontos, hogy ennek módja vállalkozásod minőségét és szakmaiságát is visszatükrözze.
Hogy a digitális kapcsolattartás is olyan hatékony legyen, mint a személyes kapcsolat
„A modern munkakörnyezetek egyik legjelentősebb változása, hogy a személyes kommunikációról egyre inkább áttérnek a digitális csatornákra, melynek köszönhetően nagyobb hangsúly helyeződik a digitális kapcsolattartás hatékonyságára és minőségére” – magyarázta Kai Tossing. „Ha rosszul kezelik ezt a dolgot, akkor ez az átalakulás frusztráló lehet, megfelelően kezelve azonban sokan döntenek inkább a digitális találkozók mellett.”
Egy Millward Brown felmérés szerint a 20-nál több főt alkalmazó cégek 48%-a tart „gyakran” online-konferenciákat, melyekhez 45%-uk csatlakozik a hagyományos asztali telefon helyett valamely VoIP kliens (pl. Skype for Business) használatával.[5] Ugyanezen tanulmány szerint egyre inkább felismerik, milyen fontos szerepet játszi a hangminőség ezeknek az eszközöknek a sikeres használatában: a vezetők 45%-a gondolja úgy, hogy a virtuális találkozók hangminőségének meg kell egyeznie a személyes megbeszélésekével[6].
„A konferenciákhoz történő csatlakozás megkönnyítésén túl aziránt is egyértelmű igény mutatkozik, hogy az új kommunikációs módok alkalmazása ne jelentsen semmilyen hátrányt a személyes megbeszélésekhez képest” – mondta Kai Tossing. „Például, hogy a távmunkát végzők ne váljanak amiatt a megbeszélések másodrangú résztvevőjévé, mert nem hallják, mi történik a teremben vagy mert a gyenge hangminőség miatt a hosszabb beszélgetések fárasztók számukra. Ezért ismerik el egyre inkább, hogy a virtuális beszélgetések hatékonyságának kulcsa az elsőosztályú hangminőség. A Sennheiser-termékek úgy kezelik ezt a problémát, hogy kristálytiszta hangzásuk révén megkönnyítik az ügyfelekkel és munkatársakkal történő természetes kommunikációt, miközben az ösztönösebb munkavégzés biztosításával felgyorsítják a munkafolyamatokat.”
Mennyezeti mikrofonok – egy könnyen integrálható kommunikációs megoldás
„A jó hangzást egyre inkább a sikeres együttműködés motorjának tekintik” – mondta Kai Tossing. „Különösen felhasználóbarát audio megoldást kínálnak a mennyezeti mikrofonok – mindössze egyetlen központilag elhelyezett mikrofon képes a megbeszélés résztvevőinek hangját rögzíteni.”
A Sennheiser TeamConnect Ceiling 2 mennyezeti mikrofonja optimális hangzással fokozza a telefonos és videó-távkonferenciák nyújtotta élményt. Nem számít, hogy egy adott cég átállt-e már a digitális kapcsolattartásra vagy még a kezdeteknél tart – a TeamConnect Ceiling 2 alkalmazkodik a meglévő infrastruktúrához, mind digitális, mind analóg környezetben zökkenőmentesen működve.
A mennyezet alatt elegánsan rögzíthető mikrofon automatikusan az éppen beszélő személy hangját veszi, és követi annak mozgását a teremben. Míg más mennyezeti mikrofonmegoldások külön-külön beszédzónák beállítását teszik szükségessé, a TeamConnect Ceiling 2 által alkalmazott, rugalmasan működő hangnyaláb-technika tökéletes mozgásszabadságot biztosít és a tárgyalótermet teljes mértékben kihasználhatóvá teszi.
A távoli résztvevők kristálytisztán, mindenféle zavaró külső zaj nélkül hallhatják az elhangzottakat. A konferenciákat ezért stressz-mentesebb kommunikáció jellemzi, ami hatékonyabb megbeszéléseket eredményez.
„A TeamConnect Ceiling 2 kiváló hangminőségének köszönhetően a virtuális csatornákat használó vállalkozásoknak többé nem kell úgy érezniük, hogy kompromisszumot kötöttek” – állapította meg Kai Tossing. „Nagyszerű hangzással közelebb kerülhettek egymáshoz. Nagyszerű hangzással könnyebben kapcsolódhattok.”
[1] Gallup 2017 State of the American Workplace (2017-es Gallup-jelentés, az amerikai munkahelyek állapotáról)
[2] Commercial Integrator’s 2018 Deep Dive Study on Meeting Room Audio (a Commercial Integrator 2018-as mélyreható tanulmánya a konferenciatermek hangzásáról)
[3] Webtorials 2017, Workplace Productivity and Communications Technology Report (2017-es Webtorials jelentés a munkahelyi hatékonyságról és a kommunikációs technológiákról)
[4] LoopUp & Sapio Research 2017 Enterprise Conferencing Study (2017-es LoopUp & Sapio tanulmány a vállalati konferenciákról)
[5] MillwardBrown 2016: Importance Test of Meeting Solutions (2016-os MillwardBrown felmérés: konferenciamegoldások fontossági tesztje)
[6] MillwardBrown 2016: Importance Test of Meeting Solutions (2016-os MillwardBrown felmérés: konferenciamegoldások fontossági tesztje)
