Hogy rengette meg alapjaiban tárgyalási szokásainkat a világjárvány?

Hogy rengette meg alapjaiban tárgyalási szokásainkat a világjárvány?

A világméretű lezárás során merőben új lehetőségek nyíltak az online találkozók és a videobeszélgetések előtt. Digitális úton akkor is tudtunk egymással személyesen kommunikálni, amikor a közvetlen interperszonális kapcsolatokról szó sem lehetett. A koronavírus-járvány világméretű elterjedése minden képzeletet felülmúló kihívás elé állította a globalizált világot. Az alábbiakban igyekszünk elmagyarázni, hogy a koronavírus okozta válságot követően miért az online találkozók jelentik majd az új normát és miért kell a vállalkozásoknak újragondolniuk tárgyalási szokásaikat.

Ez a cikk az „Új tárgyalási kultúra a koronavírus-világjárvány után: üzleti kommunikációnk megváltozásának oka” című cikksorozat része. Korábbi bejegyzés: itt található.

A koronavírus-járvány többek között két dologra világított rá: mennyire fontosak az interperszonális kapcsolatok és a kommunikáció, különösen a kihívásokkal teli időkben. És hogy azok, akik komolyan vették a digitális átalakulást és készek voltak gyorsan alkalmazkodni az új helyzethez, erősebben kerülnek ki a válságból. Az online találkozók száma világszerte rendkívüli mértékben megnőtt. Vegyük csak a ZOOM Cloud Meetings páldáját. Ezt az alkalmazást az Apple App Store alkalmazásáruházon keresztül 2020 februárjáig 2,35 millióan töltötték le – ez a szám az idei év áprilisáig 35,95 millióra nőtt.

A digitális megoldások elfogadottsága azok körében is nőtt, akik korábban nem igazán találkoztak az online megbeszélések és videobeszélgetések lehetőségével, vagy egyszerűen inkább a személyes találkozók mellett döntöttek. A válság megmutatta számunkra, hogy a gazdaság és az interperszonális kapcsolatok fenntartásához nélkülözhetetlenek a modern kommunikációs eszközök. Világszerte emberek milliói tudtak kapcsolatban maradni az online kommunikáció segítségével, illetve kreatív és hatékony tevékenységet folytatni a távmunka révén, amikor már nem volt lehetőség a személyes találkozásra. Gyorsan kialakultak a közös munkát segítő új együttműködési szokások.

Kevesebb utazás, több távmunka: a válság a gazdaság újragondolására készteti a szereplőket

A koronavírus-válság és annak következményei számos vállalkozást késztettek a költségek következetes csökkentésére. Továbbá azt is mindannyian megállapíthattuk már, hogy a helyszíni találkozók – az utazást és éjszakai szállást is beleszámítva – nem mindig térülnek meg 100%-ban. A koronavírus-világjárvány alatt világszerte lezárások történtek, ami szinte ellehetetlenítette az üzleti célú utazásokat. Ugyanakkor a válság arra is rámutatott, hogy az üzleti utakra sok esetben nincs is szükség. Semmi értelme több száz kilométert megtennünk egy kétórás találkozó kedvéért, ha a résztvevőkkel ehelyett egy kiváló kép- és hangminőségű online találkozót is tarthatunk.

 

Fotó: Markus Winkler/Unsplash

Alkalmazottaik egészségének védelme, valamint a költségek és az (utazási) idő megtakarítása érdekében a vállalatok, amennyire csak lehetséges, a jövőben is mellőzni fogják az üzleti utakat. Ugyanakkor a vállalatok ezáltal pozitív példát is mutathatnak a fenntarthatóság megvalósítására, továbbá hozzájárulhatnak a környezet védelméhez és a CO2-kibocsátás csökkentéséhez.

Tegyük fel, hogy egy alkalmazott szakmai okokból évente átlagosan hatszor repül 600 kilométeres távolságot. Egyetlen személy utazási költsége ebben az esetben évente kb. 3.720 euró. Egy közepes méretű tárgyalóterem felszerelésének egyszeri költsége körülbelül 9.900 euró. Ugyanez egy nagyobb tárgyalóterem esetén kb. 18.100 euró.

A Sennheiser költségkalkulációja a németországi viszonyokat alapul véve.

 

A válság első tanulsága: a fontosabb üzleti utakkal és helyszíni találkozókkal szemben is előremutató, erőforrás- és költségkímélő alternatívát jelenthetnek az online tárgyalások. Ennek előfeltétele, hogy egy olyan professzionális tárgyalóterem álljon rendelkezésünkre, amely alkalmas az ilyen, hagyományosra emlékeztető értekezletek megtartására.

A szokásos online találkozók nem elégségesek: eredeti tárgyalási kultúra kialakítására van szükség

Ami biztos: az online megbeszélések sohasem fogják tökéletesen visszaadni az emberek közvetlen találkozásával megvalósított kommunikációt, mivel egyszerűen hiányzik a fizikai jelenlét. A koronavírus-válság azonban rámutatott, hogy az utazásban történő akadályoztatás esetén sürgős alternatívákra van szükség, és hogy a többé-kevésbé jól felszerelt otthoni iroda mostanra elérte határait. Ez különösképpen a nagy-fontosságú találkozókra igaz, ahol a helyszíni interakció és a közvetlen, nem verbális kommunikáció hiányát kell profi módon kompenzálni. A válságból levonható második tanulság tehát az, hogy a tárgyalók felszereltsége és kialakítása – a megbeszélés tárgyától függetlenül – meghatározó fontosságú annak eldöntésében, hogy az online megbeszélés résztvevői felé közvetíthetők-e a digitális személyes kommunikáció sajátságai – olyan dolgokra gondolunk itt, mint az arckifejezések és gesztusok, a testbeszéd, valamint a megjelenés és az emberek helyiségen belüli helyváltoztatása. Egy olyan megfelelő eszközökkel és technológiákkal felszerelt tárgyalási környezetre van szükség, amely a személyes találkozókkal egyenértékű élményt képes nyújtani.

 

Egy professzionálisan felszerelt meeting szoba fontos az autentikus beszélgetések megteremtéséhez.

 

A nagyobb jelentőségű megbeszéléseknél különösen fontos az eredeti, hagyományos tárgyalások légkörének megteremtése. Ez azt jelenti, hogy olyan beszélgetési helyzetet kell létrehozni, amely a lehető legközelebb áll az egyazon helyszínen zajló, közvetlen személyes találkozáshoz. A beszédhangot, az arckifejezést, a gesztusokat, valamint a helyiségben tartózkodó személyek mozgását is tökéletesen át kell adni. Ezzel egy olyan virtuális tér jön létre, amely mentálisan a közösségi kapcsolódás érzetét kelti – még akkor is, ha a résztvevők fizikailag más-más helyiségben tartózkodnak. Egyedül ezzel a módszerrel érhető el, hogy a professzionális online találkozók színvonala semmiképpen se maradjon el a szokásos személyes találkozókétól.

Miért nem lehet a befektetőkkel folytatott megbeszéléseket a konyhaasztal mellől megtartani?

A koronavírus-válság alatt sokan otthonról dolgoztak és tartották a kapcsolatot csapatuk tagjaival. Ez professzionális eszközök nélkül is egész jól megoldható volt. Azonban kiemelten fontos (pl. befektetőkkel folytatott) megbeszélések esetén egy átlagos – laptoppal, kamerával és headsettel felszerelt – otthoni munkahely egyszerűen nem elegendő. A vezető beosztású munkatársak a világjárvány idején is beutaztak cégükhöz, hogy az ottani profi tárgyalótermet használhassák. Hogy miért? Mert ezeken a találkozókon a magabiztos digitális jelenléten és a professzionális benyomáson túl a hibátlan, zökkenőmentes kapcsolat is fontos – mintha szemtől szemben találkoznánk. Nehéz elképzelni, mi történne, ha a kamera hirtelen leállna, vagy egy a Dow Jones 30 ipari vállalat igazgatóságával folytatott tárgyalás közvetítése akadozni kezdene.

Mi különbözteti meg ezeket a tárgyalásokat a szokásos heti csapattalálkozóktól, illetve projekt-megbeszélésektől? Ezeken a tárgyalásokon olyan témákról/döntésekről van szó, amelyek messzemenő következményekkel járnak. Szerkezetátalakítás, előző évi eredmények, egy új projekt bemutatása… Röviden: a résztvevőknek tökéletesen megbízható berendezésekre, technológiákra és eszközökre van szükségük ahhoz, hogy teljes mértékben a tartalomra koncentrálhassanak. A pandémia idején egy-egy fontosabb állásinterjúhoz vagy nagyobb projekt-megbeszéléshez sokan használták a közösségi irodaépületek tárgyalószobáit. Tehát minden esetben olyan találkozókról volt szó, ahol mindennek rendben kellett mennie, és a technológiának megbízhatóan kellett működnie. Az ilyen találkozókhoz mindenképpen professzionálisan felszerelt tárgyalóra van szükség.

Milyen előnyöket kínál egy professzionálisan felszerelt tárgyalóterem a szokványos eszközökkel vagy a közvetlenül laptoppal bonyolított találkozókhoz képest?

  • Autentikus tárgyalási légkör (bútorok, világítás, eszközök és technológia) a helyszíneken átívelő, rugalmas együttműködés jegyében
  • A beépített tárgyalótermi technika időtakarékos és megbízható megoldás
  • Nem kell minden egyes ülésnél újból összeállítani a rendszert – az ülések eseti alapon bármikor megtarthatók
  • A vállalati hálózatnak köszönhetően minden hardver és szoftver működése garantált
  • A kiváló minőségű termékmegoldások zökkenőmentes kommunikációt tesznek lehetővé
  • Egy jó minőségű tárgyalótermi megoldás kihangsúlyozza a cég professzionalizmusát és növeli presztízsét

 Mintha élő lenne: ezt a hatást kell keltenie egy hiteles online találkozónak

Sokan értékelik azt hangulatot és különleges érzést, amely akkor jön létre, amikor az emberek egyazon helyiségben találkoznak – kreatívan ötletelnek, eszmecserét folytatnak és inspirálják egymást, miközben hatékonyan dolgoznak egy-egy nagyszerű jövőkép megvalósításán. A tárgyalás résztvevőinek sokszínű személyisége a személyes találkozáskor nagyszerűen ki tud bontakozni. Sokan tartanak attól, hogy az online találkozókon nem hozható létre ilyen légkör. Mindamellett ehhez „csupán” néhány – kétségkívül fontos – tényező összjátékára van szükség: mint pl. megfelelő bútorok, világítás és színvilág, valamint a digitális találkozókat megfelelően támogató technológia (bővebb információkat ebben az érdekes interjúban találsz, melyet az építész Pascal Scheidoggerrel folytattak).

Professzionális technológia az igazi tárgyalási élmény eléréséhez

Az online találkozók külső résztvevőivel folytatott kommunikációnak ugyanolyan valóságosnak kell lennie, mint a hagyományos személyes beszélgetésekben. A megbízható információcseréhez elengedhetetlen a kiváló minőségű hang. Ennek legfontosabb előfeltétele a technikailag optimálisan felszerelt tárgyalóterem.

Ezért fejlesztette ki a Sennheiser a Bose-zal karöltve az ES1 mennyezeti hangrendszert, egy teljes mértékben integrált konferenciahívás megoldást. Ez a tárgyalóterem-csomag irányított EdgeMax EM180 hangszóróból, ControlSpace EX-440C processzorból, PowerSpace P2600A erősítőből és a Sennheiser TeamConnect Ceiling 2 mennyezeti mikrofonjából áll. Az ES1 mennyezeti hangrendszer-csomag Microsoft Teams tanúsítvánnyal is rendelkezik, valamint kompatibilis a ZOOM-platformmal.

 

Amennyiben bővebb információt szeretnél kapni a Sennheiser professzinális meeting szoba megoldásairól vedd fel velünk a kapcsolatot az [email protected] e-mail címen. 

 

A weboldalon "cookie-kat" ("sütiket") használunk, hogy a legjobb felhasználói élményt nyújthassuk látogatóinknak és az érdeklődési körüknek megfelelő hirdetéseket jelenítsünk meg. A cookie beállítások igény esetén bármikor megváltoztathatók a böngésző beállításaiban, illetve az Adatvédelmi beállítások menüpontban.

Privacy Settings saved!
Adatvédelmi beállítások

Itt állíthatod be személyes cookie-szolgáltatásaidat.

A működéshez szükséges sütik a weboldal használatát segítik azzal, hogy alapvető funkciókat aktiválnak. A weboldal nem tud helyesen működni ezen sütik nélkül.

A weboldal használatához az alábbi technikailag szükséges cookie-kat használjuk
  • csrftoken
  • PHPSESSID
  • SESS#
  • wc_cart_hash_#
  • wc_fragments_#

Fejlesztési okokból a Cloudflare-t CDN hálózatát használjuk. Ezzel a "__cfduid" cookie-t a biztonsági beállítások ügyfél-alapon történő alkalmazásával mentheti. Ez a cookie szigorúan szükséges a Cloudflare biztonsági funkcióihoz, és nem kapcsolható ki.
  • __cfduid

Összes szolgáltatás letiltása
Összes szolgáltatás engedélyezése